仕事で使う書類や本が溢れている書斎、どう思いますか？
この問題を解決するためのアドバイスをお届けします。
まず、今後もその仕事を続ける前提で考えます。
つまり、書斎にあるものは全て重要だと感じるかもしれませんが、実際に使うのはほんの一部です。そのため、それ以外のものは不要と言えるでしょう。
まずは、不要な書類を処分することを目指して作業を進めていきましょう。
仕事関連のものを一箇所に集める
まずは書類の整理から始めます。
整理する書類や本を一箇所に集めましょう。
書斎には仕事に関係のないものもあるかもしれませんが、今回は仕事関係のものだけを扱います。
もし書斎に仕事関連のものしかない場合は、このステップを省略できます。
一箇所に集める際、明らかに不要な紙があれば捨ててください。
一枚ずつ確認する
次に、集めた書類を一枚ずつ確認し、必要か不要かを判断します。
量が多い場合は時間がかかりますが、1日15分程度ずつ進めてください。
書類がとじられている場合、表紙を見るだけで判断できることも多いので、思ったより時間はかからないでしょう。
一枚ずつ確認しながら、不要な紙はごみ袋や箱に入れ、必要に応じて後でシュレッダーにかけるか、そのまま処分してください。
要不要の判断基準
書類を残すか捨てるかのルールを設定すると、そのルールに従って仕分けるだけで済みます。
例えば、「過去1年間使わなかった書類は捨てる」といった基準を設けます。仕事や書類の内容に応じて適切なルールを決めてください。ただし、完璧主義には注意しましょう。
私の考えでは、「絶対に必要だ！」と思わない書類、つまり「あとで使うかもしれない」と曖昧な理由で残すものは、実際には不要です。仮に必要になっても、なんとかなるものです。
以下に具体的な判断基準を紹介します。この質問に答えながら、書類を整理してみてください。
将来、この情報が必要になるか？
その情報が今後必要になると思えば残し、そうでなければ捨てます。
他の場所でこの情報にアクセスできるか？
その書類がなくても、他の場所（職場、インターネット、図書館や資料館、同僚など）で情報を得られるなら、その書類は不要です。
ネットや図書館は検索が容易なので、自分で持つよりも効率的です。
重複していないか？
同じような内容の書類が複数ある場合、最新のものだけを残し、他は捨てます。
必要な部分だけをまとめられないか？
資料全体が必要なことは稀です。
必要なページだけを切り取り、写真に撮るか、転記して、残りは捨てましょう。
デジタル化できないか？
デジタル化できる書類はすべてデジタル化し、原本が必要ないものに限り捨てます。
大量の書類を扱う仕事なら、デジタル化が効率的です。
これらの基準に従えば、かなりの量を減らせるはずです。
書類の整理が終わったら、本も同じ基準で整理しましょう。
仕事で必要な本は、情報を参照するために持っているものですから、書類と同じ方法で整理できます。
整理しても大量に残る場合は、必要なものを職場に戻すと良いでしょう。
職場と自宅の両方で仕事をすることが多いなら、やはりデジタル化をおすすめします。
資料を持ち歩く手間が省けます。
自分の気持ちに沿って整理する
書類、ノート、本など、情報や考えを記録したものの整理は非常に個人的なものです。
私が「こんな紙、全部捨ててしまえ」と思っても、ある人にとってはとても大切で手放したくないものかもしれません。
ですから、書類や本を整理するときは、自分がどんな人間で、これからどうありたいのか、何を大切にしたいのかを理解することが重要です。
書類を片付けながら、5年後、10年後にどうなりたいのかを考えてみてください。今のままで良いのか、それとも何かを変えたいのか？
もし変えたいことがあるなら、そのために今何をすべきか？
このようなことを考えながら書斎を整理すると、不要な書類や本が自然と見えてくるでしょう。
まとめ
現在はインターネットがあるので、大量の資料を自宅に置いておかなくても仕事はできます。
確かに紙媒体の方が見やすい場合もありますが、必要な情報を探すのは大変です。
