たまに行う断捨離にもかかわらず、気づけば再び紙類が積み上がってしまうことがあります。
このような問題にどう対処すればいいのでしょうか？
紙類の処理は早めに行うことが重要です。
ここでは、具体的な対策をいくつか紹介します。
毎日15分の時間を設ける
まず最初に、紙類を整理するために毎日15分の時間を確保しましょう。
特に整理する量が多く心理的な負担が大きい場合、作業を小分けにすることが効果的です。
小分けにすることで、作業の延期を防ぎスムーズに進めることができます。
整理する時間は、自分にとって都合の良い時を選んでください。例えば、朝の業務開始前の15分、昼休みの終わり、午後の業務開始前の15分、または1日の終わりの15分などがおすすめです。
時間帯を決めたら、忘れないようにカレンダーやTo-doリストに記入しておくと良いでしょう。
私は通常、1日の終わりに紙類の整理を行うことが多いです。次に、その時間を前提として、実際の作業方法を説明します。
新着紙類の効果的な管理方法
新しい紙類が届いた際の整理方法をご紹介します。
新着紙類を一箇所に集中させる
届いたばかりのすべての紙類を一箇所にまとめて保管してください。事務所内の様々な場所に散らばることなく、収納トレイのようなものを利用すると管理がしやすくなります。
定期的な整理の時間を設定する
設定された整理時間に、その日に届いた紙類を確認し、適切に処理してください。紙類の種類に応じて、次のように分類すると良いでしょう：
不要なものは即座に廃棄
広告メール、カタログ、使用済みのメモや通知など、「後で必要になるかも」と思わず、明らかに不要なものはすぐに捨てましょう。
処理が必要なものは指定の場所に保管
データ入力やその他の処理が必要な文書は、特定の場所に一時的に保管すると、後で整理しやすくなります。文書が多い場合は専用の収納トレイを、少ない場合はクリップや封筒を使用すると便利です。
処理すべき新着紙類の基本は以上の2点です。
処理済みの文書のファイリング
翌日からは、前日に整理した文書の中で処理が完了したものをファイリングします。完了した文書は指定された場所に整理し、不要な文書はこのタイミングで廃棄します。
これにより、2日目以降の整理作業は次の通りです：
作業1：その日に届いた紙を必要なものと不要なものに分ける。
作業2：その日に処理を終えた紙を整理し、使用済みのものは捨て、ファイリングが必要なものは適切に保管する。
この方法を3ヶ月間続けることで、届いた紙類は適切に処理され、以前に溜まっていた文書も効率的に整理できるようになります。
紙類をカテゴリ別に整理してファイリングする
事務所が紙類であふれてしまう主な原因は、適切に分類やファイリングが行われていないからです。様々な文書が混在すると、管理が難しくなりますね。ものが適切な場所に収納されていないと、家庭内でも同様に物が散乱しやすくなります。事務所の文書も、それぞれの正しい保管場所を定めることで、整理された環境を実現できます。私は文書整理に3穴のフォルダーを使用していますが、日本でも同様の製品があり、すでに専用フォルダーをお持ちの場合も多いでしょう。
文書の流れを理解し、無駄な紙の流入を減らす
日々の文書整理を続けることで、約3ヶ月でどのような文書がどの時期にどれだけ入ってくるかが明らかになります。文書の流れを掌握したら、以下の対策を実施しましょう。
不要な文書の流入を停止する
目についた不要なダイレクトメールやカタログは、受け取りを停止します。
デジタルで可能なら紙を避ける
情報がデジタル形式で提供されている場合は、できるだけデジタルメディアでの閲覧を選びましょう。
文書をスキャン
保持すべき重要な文書がある場合は、スキャンしてデジタル化し、物理的な紙は廃棄することが推奨されます。
新規紙類の管理が安定したら古い文書を整理する
新しい紙類の管理が一定のリズムでできるようになったら、次に毎日15分を使って古い文書の整理にも着手してください。方法はシンプルです。どこかに積み上げられた古い文書を一束選び、通常の整理時間に分類し、不要なものは捨て、必要な文書を指定の場所にファイリングします。これらの文書は通常、処理が完了しているため、整理は比較的スムーズに進みます。このルーチンを半年間続けることで、整理された事務所を維持できるでしょう。
成功のためのポイント
最後に、書類整理を成功させるためのいくつかの重要なポイントを紹介します。
毎日15分だけでもコンスタントに行う
大規模な断捨離は不要ですが、毎日少しずつ進めることで効果を実感できます。整理が過去に挫折したのは、急ぎすぎたからかもしれません。
不要な文書は即座に捨てる
業務に必要な文書以外はすぐに処分しましょう。「この文書が後で必要になるかもしれない」という考えは避け、実際に必要なものだけを保管します。
一人で困難なときは協力を求める
大量の文書があり、一人では対応が難しい場合は、他の人の協力を求めることが重要です。
作業方針を明確にしてから実行する
この記事で説明したように、計画を立ててから整理に取り組むことが効率的です。計画なしに作業を始めると、非効率で時間が無駄になりがちです。
まとめ
これらの方法で事務所の紙類を整理することにより、管理がしやすい環境を作ることができます。紙類が溜まる主な理由は、不要なものを保持し続け、適切な処理を怠ることにあります。不要な文書はすぐに捨てることを心がけ、これを習慣化してください。
